Dematerializzazzione dei documenti

L'introduzione dell'informatizzazione nella gestione documentale costituisce un obbligo che il legislatore ha reso vincolante per le pubbliche amministrazioni, ma nello stesso tempo anche un'opportunità, verso un’attività amministrativa orientata criteri di semplificazione e snellimento dei processi di lavoro.
Con il termine “dematerializzazione” si identifica oggi proprio questa tendenza alla sostituzione della documentazione amministrativa solitamente cartacea in favore del documento informatico. La dematerializzazione tuttavia non può venire ricondotta alla pura realizzazione di processi di digitalizzazione della documentazione. Essa riguarda piuttosto l'intero processo di riorganizzazione e semplificazione dei flussi di lavoro, della trasparenza e dell’uso diffuso degli strumenti tecnologici nella comunicazione tra cittadini e amministrazioni.

Nella pratica succede questo: i documenti prodotti vengono trasmessi all’outsourcer, con cadenza stabilita, che provvede ad espletare il processo. I documenti firmati e marcati temporalmente vengono riconsegnati vengono resi accessibili via web tramite accessi sicuri garantiti e mediante identificazione e autenticazione utente per mezzo di UserId e Password.
E’ importante precisare che il soggetto che ha affidato l’incarico all’esterno è e rimane l’unico responsabile ai fini normativi, mentre sull’outsourcer grava ovviamente la responsabilità contrattuale nei confronti del proprio cliente ex art. 1218 c.c.