Archiviazione dati e acquisizione testo via scanner

L’attività di archiviazione

dati consiste nell’inserire all’interno di un CD, grazie all’utilizzo di uno scanner,

documenti come le fatture, le ricevute di versamento, le relazioni e i fascicoli di

ogni genere, che i clienti sono obbligati a conservare per lunghi periodi di

tempo. Questi dati possono essere trasmessi dall’azienda cliente via fax, se la

qualità di trasmissione è buona oppure via modem. In commercio esistono

alcuni software che consentono la visualizzazione direttamente su schermo del

testo trasmesso; quest’ultimo può essere successivamente trasformato in un

file di videoscrittura nel formato preferito dal committente (doc, txt, rtf, ecc.).

Successivamente, i dati devono essere codificati per restituirli al cliente sotto

forma di supporti ottici autonomi che possono essere visionati da qualunque

computer dotato di lettore di cd. A questo punto, il cliente può richiamare il

documento desiderato sul monitor del proprio Pc con una notevole riduzione dei

tempi di accesso. Ma non solo. I dati inseriti all’interno del suo archivio

elettronico possono essere messi a disposizione anche di un operatore esterno,

per esempio un socio che lavora in un’altra sede, collegato al suo computer con

modem e linea telefonica. Il servizio viene pagato dai clienti in base al numero

dei fogli archiviati. Il servizio è molto gradito e può essere offerto con ottime

possibilità di successo per svariati motivi. In primo luogo, sono sempre di più le

aziende, anche di dimensione medio-piccola, e gli studi professionali che

sentono l’esigenza di razionalizzare l’organizzazione del proprio archivio e di

abbattere quindi i tempi e i costi dovuti alla ricerca di qualunque documento.

D’altre parte esiste una precisa normativa (tra le più importanti ricordiamo la

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deliberazione CNIPA – Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica

Amministrazione - n. 11 del 19/02/2004 e il D.lgs n. 82 del 7/03/2005) che

permette di procedere con la conservazione sostitutiva dei documenti cartacei

in formato digitale e su supporto ottico, con la possibilità di eliminare

successivamente i documenti cartacei.