Conservazione sostitutiva

Con le nostre soluzioni eBit solutions per la conservazione sostitutiva è possibile disporre di un archivio elettronico, suddiviso in base ai singoli clienti, contenente tutti i documenti contabili (es. libro unico del lavoro, registro Iva, ecc.) e le dichiarazioni trasmesse, visualizzando queste ultime su un modello elettronico identico al modello cartaceo.

Tutti i documenti possono essere archiviati istantaneamente, consultati in qualunque momento e da qualunque postazione di lavoro, sia interna che esterna alla rete locale purché autorizzata, e rielaborati o distribuiti senza inutile occupazione di spazio.

La struttura ad albero consente la completa personalizzazione dell'archivio elettronico che può essere strutturato su più livelli (ad esempio archiviando le fatture per cliente/anno/numero...). I documenti smaterializzati e mantenuti all'interno dell'archivio elettronico possono quindi essere visualizzati in anteprima a video, modificati, stampati e archiviati nuovamente nel data base del software per conservazione sostitutiva.

Creare un archivio elettronico mediante una procedura guidata dove far confluire tutta la documentazione ed associarvi file provenienti da altre applicazioni (e-mail, pdf, word, ecc.), oppure originali acquisiti in formato pdf tramite scanner, permette di ridurre tempi e costi di gestione di ricerca della documentazione stessa, con conseguente maggiore efficienza del personale incaricato e notevoli risparmi in termini di distruzione degli archivi cartacei.

Con il nostro software per conservazione sostitutiva si compie il primo passo verso la completa digitalizzazione dei documenti fiscali e la loro definitiva conservazione sostitutiva in formato elettronico.

Alcune tipologie di documenti archiviabili:

• documenti cartacei tramite acquisizione da scanner;
• file di testo generati tramite una procedura di esportazione dell'applicativo chiamante (software gestionale) in grado di generare un file avente una determinata sintassi;
• file telematici con importazione dei dati direttamente dal tracciato telematico utilizzato per l'invio all'amministrazione finanziaria

Principali funzionalità:

• Importazione dati da file telematico (procedura guidata)
• Inserimento documenti allegati (pdf e tiff)
• Importazione dei libri contabili (pdf e tiff)
• Gestione dell'archivio in base alle anagrafiche dei clienti
• Ricerca per chiavi predefinite
• Ricerca full-text
• Stampa grafica
• Modifica dei documenti archiviati
• Esportazione in formato pdf
• Gestione della firma digitale tramite Smart Card
• Live up-date