Automazione dei processi

Da molti anni mi occupo con successo dell' automazione dei processi interni delle aziende , in particolare degli uffici amministrativi e contabili, ma anche della gestione opearativa del personale, dell'organizzazione delle attività, della calendarizzazione dei compiti periodici.

L' automazione dell'area amministrativa e contabile è un punto a cui da sempre ho dedicato molto tempo e molto studio, ed in cui ho sviluppato un importante know-how , per potere implementare un sistema di gestione che da un lato potesse in qualche modo essere interfacciato con il sistema gestionale in uso, nella consapevolezza che nella gestione operativa il software gestionale utilizzato dall'impresa è spesso molto valido e perfettamente "calibrato" in base alle esigenze concrete dell'azienda, ma dall'altro potesse permettere anche ad una PMI (Piccola o Media Impresa) di beneficiare dei grandissimi progressi tecnologici degli ultimi anni.

Proprio per questo nel 2014 ho fondato una piccola società informatica che si occupa specificatamente dell'automazione dell'area amministrativa e contabile delle aziende, la MyERP Sistema , sul cui sito è eventualmente possibile approfondire questa tematica. Qui di seguito accenno comunque sinteticamente ad alcuni punti che è tecnicamente possibile sviluppare nell'automazione della contabilità e dell'amministrazione delle PMI.

La premessa è che il lavoro negli uffici amministrativi delle aziende risente spesso di un'impostazione di tipo tradizionale, molte volte ancora incentrata su un utilizzo prevalente della prima nota. La maggioranza dei software gestionali, generalmente molto validi nella gestione della produzione e del magazzino, presenta talvolta limiti evidenti nella gestione amministrativa e contabile, sia da un punto di vista delle potenzialità di automazione non sfruttate, sia per quanto riguarda il controllo dei dati. Nel complesso la gestione del lavoro si presenta quindi fortemente manualizzata.

Certamente in questi ultimi anni molte cose sono cambiate, la fatturazione elettronica e quindi la disponibilità di fatture digitali, solo per fare un esempio, ha sicuramente automatizzato alcuni aspetti, ma spesso rimangono ancora notevoli margini di miglioramento in questo senso.

Oltre alla lettura ed elaborazione "intelligente" delle fatture elettroniche, quindi con la possibilità per il software di leggere non soltanto i dati riepilogativi, ma anche quando necessario di elaborare analiticamente tutto il dettaglio del corpo della fattura, sono infatti numerose le possibilità di automazione oggi realizzabili nell'area amministrativa e contabile e spesso ancora poco sfruttate, tranne che nelle grandissime aziende.

Ad esempio, l' automazione dei movimenti bancari è relativamente poco utilizzata dalle PMI, in cui spesso le banche vengono ancora contabilizzate dalla prima nota, con successiva necessità di riconciliazione dell'estratto conto, mentre la disponibilità della rendicontazione dei movimenti in formato elettronico da parte di tutte le banche permette ormai una gestione altamente automatizzata che, oltre a fare risparmiare tempo, riduce drasticamente il rischio di errori umani .

Un'automazione di qualità non lavora infatti "alla cieca" (come talvolta mi è purtroppo capitato di vedere in alcuni sistemi), ossia traducendo meccanicamente in partita doppia i movimenti dell'estratto conto, ma al contrario analizza ed elabora in maniera "intelligente" le operazioni, interagendo con tutta la contabilità ed in primis con lo scadenzario , distinguendo i movimenti chiaramente identificabili (che sono la stragrande maggioranza) e ponendo invece all'attenzione dell'operatore i movimenti anomali , non ripetitivi o che comunque richiedono invece un approccio "umano".

In questo modo chi si occupa della gestione contabile ha sempre la supervisione ed il controllo di tutto, ma risparmiando tempo nelle attività quotidiane e ripetitive, riducendo il rischio di errori, potendosi così concentrare sulle operazioni meno ricorrenti e sulle anomalie, disponendo inoltre di controlli mirati, di elaborazioni dati personalizzate , di reportistiche realizzate su misura, per potere poi lavorare nel modo migliore sul controllo di gestione .

Analogamente, anche gli incassi POS , i versamenti, gli accrediti correlati al commercio elettronico , inclusa la gestione di eBay, PayPal, Amazon e così via, i bonifici bancari, e più in generale tutti i movimenti di tipo ripetitivo possono essere oggi in gran parte automatizzati, con una perfetta integrazione con lo scadenzario e la corretta rilevazione delle ritenute d'acconto quando previste.

L' automazione bancaria funziona anche in senso inverso: è infatti possibile creare, partando dalla propria contabilità e quindi dal proprio scadenzario, analogamente a quanto già avviene comunemente per gli stipendi dei dipendenti, dei flussi di pagamento SEPA , universalmente accettati da tutte le banche, che in pochi click possono essere caricati sul Remote Banking, senza la necessità di creare i bonifici uno alla volta .

In questo modo anche i procedimenti di controllo delle fatture fornitori possono essere resi molto più rapidi ed efficienti: prima le fatture vengono controllate, poi autorizzate (eventualmente anche su più livelli, ad esempio controllo base dell'ufficio contabilità, controllo avanzato del responsabile acquisti, controllo finale dell'amministratore), infine solo queste ultime confluiscono nel file SEPA SCT, comodamente caricabile del proprio servizio di Remote Banking.

L'automazione dell'area amministrativa e contabile si estende pertanto anche e soprattutto ai controlli : il software è così in grado di potere eseguire molti controlli importanti, portando all'attenzione del personale amministrativo le anomalie che suggerisce di verificare. Questi controlli possono naturalmente essere personalizzati ed estesi non solo alla contabilità in senso stretto, ma anche, solo per fare un esempio, all'imprescindibile controllo tra magazzino (carichi) e fatture di acquisto .

L'obiettivo è quindi quello di risparmiare tempo sui compiti ripetitivi, per investirlo in ambiti in cui il lavoro umano è molto più utile , come ad esempio sul controllo delle operazioni particolari, sulla verifica delle eventuali anomalie e soprattutto sul controllo di gestione .