Conservazione sostitutiva

D-documents è interfacciabile a qualsiasi struttura informatica presente in azienda e non prevede nessun intervento tecnico e tecnologico da parte del cliente.

D-documents dà la possibilità di gestire qualsiasi formato documentale (file di spool, pdf, word, formati unix) senza intervenire sui processi aziendali. Il cliente inserisce i suoi documenti su cartelle locali che vengono inviati alla piattaforma D-documents tramite diverse modalità di connessione (ftp, web services, curl, etc.). A questo punto il documento viene adattato alle specifiche del servizio di archiviazione: le informazioni obbligatorie vengono estratte dai file e, nel caso di formati spool, vengono prodotti file PDF personalizzabili nei contenuti e nella grafica.
Il documento viene archiviato in modalità ottica, indicizzato e archiviato sostitutivamente con l’apposizione della firma digitale e della marca temporale secondo le regole fissate dalla normativa.

A partire da questo momento, tramite il sito operativo di D-documents, il cliente potrà accedere a un’interfaccia web in cui visualizzare i documenti, effettuare eventuali ricerche, verificare informazioni specifiche inerenti il processo di archiviazione.

L’infrastruttura di Servizio D-documents relativa all’archiviazione e alla conservazione sostitutiva di tutte le tipologie documentali aziendali è stata concepita per garantire la massima sicurezza sia a livello fisico che a livello logico.
Ai fini della sicurezza, il punto cruciale di tutto il servizio, è rappresentato dal server di firma comunemente noto come HSM (Hardware Security Module) che consente di effettuare le cosidette firme massive o firme automatiche su moli elevate di documenti.

L’HSM utilizzato da D-documents rappresenta un “unicum” in quanto, non solo possiede i massimi requisiti di certificazione previsti in sede comunitaria (CC EAL4+) debitamente certificati in sede OCSI ma, l’accesso ai certificati di firma in esso contenuti avviene tramite un doppio livello di sicurezza: l’accreditamento dell’utente verso il servizio tramite UID e Password e l’utilizzo del certificato per mezzo di un alias e un PIN (modificabile a discrezione dell’utente).
Questa procedura, peraltro totalmente automatizzata, è l’unica atta a garantire che solo e soltanto il titolare del certificato sia autorizzato al suo utilizzo.

Il servizio D-documents è in full-outsourcing e quindi nessun costo di gestione, onere legale o formale è a carico dell’azienda utilizzatrice. Il servizio di archiviazione e conservazione sostitutiva è completamente automatizzato e derogato alla piattaforma D-documents, ai suoi professionisti ed esperti che lo supportano e ne convalidano il funzionamento.

In particolare, D-documents gestisce:

• gli adempimenti prescritti dalla normativa (come ad esempio la conservazione sostitutiva ai fini fiscali dei documenti in formato elettronico :10 anni per le fatture attive e passive e quanto previsto dalla legge per gli altri tipi documento)
• l’apposizione di firma digitale e marca temporale
• l’aggiornamento costante sulle regole imposte dalla normativa
• la generazione dell’impronta da inviare all’Agenzia dell’Entrate per il periodo di conservazione
• l’eventuale assunzione del ruolo di Responsabile della Conservazione
• i controlli per il rispetto delle regole in materia di conservazione sostitutiva
• il supporto legale.

Inoltre, il servizio D-documents comprende:

• L’attivazione degli utenti opportunamente profilati e dei tipi di documenti d’interesse aziendale
• la possibilità di creare il fascicolo cliente/agente per dar modo ai propri clienti e/o agenti di reperire on-line tutti i documenti, fiscali e non, inerenti al rapporto con l’azienda
• un supporto tecnico e un servizio clienti ad alto valore aggiunto.

D-documents garantisce la tracciabilità e la documentabilità di ogni singola attività effettuata , assicurando maggiore controllo nella gestione dei documenti durante l’intero ciclo di lavorazione e contribuendo al miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia dei processi, con una conseguente riduzione dei costi di archiviazione.

Oltre al ciclo attivo D-documents consente la gestione di quello passivo permettendo di acquisire le informazioni sia da documenti cartacei che elettronici, effettuarne la scansione elaborandone un’immagine digitale da cui estrarre i dati necessari alle registrazioni contabili verso qualsiasi soluzione ERP.