Gestione Elettronica Documentale

I documenti possono essere visti come “contenitori” che raccolgono e ospitano una significativa porzione della “conoscenza aziendale” (conoscenza esplicita perché effettivamente documentata).
Essi quindi rappresentano una delle più grandi risorse, o patrimoni aziendali.
Se gestiti correttamente, i vari documenti sono in grado di fornire importanti informazioni relativamente alle competenze e all’esperienza aziendale, ad esempio rivelando non solo “cosa sappiamo”, ma anche “chi lo sa”.

Gestire l’implementazione di applicativi software modulari e scalabili che consentano
- l’archiviazione e la gestione elettronica documentale;
- la gestione degli iter documentali, delle informazioni e della conoscenza;
- l’integrazione dei sistemi di comunicazione aziendale.
e finalizzando gli investimenti al raggiungimento di quattro specifici obiettivi di business e che sono:
> INNOVAZIONE - vista come fonte primaria di un vantaggio competitivo. Ogni iniziativa aziendale deve essere mirata a favorire la collaborazione tra le risorse umane.
> COMPETENZA - identificata come il bene più importante di un’azienda. Tutti i dipendenti hanno bisogno di un continuo processo di training e d’apprendimento che punti a migliorare il livello qualitativo della “conoscenza” globale dell’azienda.
> EFFICIEZA - simbolo di come la “conoscenza” possa essere organizzata e riutilizzata. Troppo spesso, nelle aziende, si tende a “reinventare l’acqua calda” anziché riutilizzare esperienze e procedure già adottate con successo.
> REATTIVITA' - In altre parole l’abilità di reagire tempestivamente ad eventi non prevedibili. Oggi più che mai ci si trova di fronte alla necessità di comprimere i tempi di reazione per agire prima dei concorrenti. E’ quindi importante migliorare il grado di reattività aziendale indirizzando correttamente le risorse disponibili e facilitando l’identificazione del “chi, cosa, dove e quando”.

> > TARGET - Tutte le aziende private, piccole, medie e grandi, le aziende pubbliche o che funzionano come tali, tutte raggiungibili allo stesso modo grazie alla modularità del progetto e grazie alla conformità degli applicativi alle norme sull’archiviazione documentale sostitutiva

> > FUNZIONI E LOGICA - Gestire l’informatizzazione dei flussi documentali, gestire cioè il complesso dei documenti che un’ azienda riceve o produce nell’esercizio delle sue funzioni e che possiamo individuare:
- nella produzione e l’acquisizione di documenti in formato digitale
- nella catalogazione e l’archiviazione dei documenti;
- nella conservazione e la trasmissione nel rispetto dell’integrità e della provenienza dei documenti stessi;
- nel reperimento rapido dei documenti da parte delle aree abilitate al loro trattamento.