La legalizzazione o apostille consiste nell'attestazione della qualità legale del pubblico ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento, nonchè dell'autenticità della firma stessa. La legalizzazione di firme su tutti i documenti formati nello Stato o da valere nello Stato, rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente nello Stato, sono di competenza dell'U.T.G. A questa regola fanno eccezione gli atti firmati dai Notai, dai Funzionari di Cancelleria e degli Uffici Giudiziari per la cui legalizzazione, invece, è competente la Procura della Repubblica.
La Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo (UTG), provvede, per delega del Ministro degli Affari dell'Estero, alla legalizzazione delle firme. Vengono legalizzati i documenti rilasciati da Autorità estere (anche le rappresentanze diplomatiche e consolari) affinchè abbiano valore in Italia e i documenti e atti prodotti in Italia affinchè abbiano valore all'estero. La procedura di legalizzazione è in genere rapida: l'ufficio della Prefettura - U.T.G. controlla che la firma che appare sul documento da legalizzare sia depositata in un apposito registro. In caso affermativo, viene subito apposto il timbro (apostille) di legalizzazione. In caso negativo, viene richiesto via fax all'ente che ha emanato l'atto il nominativo della persona autorizzata alla firma e, una volta conosciute le informazioni necessarie, viene disposta la legalizzazione del documento.
Normativa di riferimento
- Legge 4/1/1968 n. 15 ( cfr. circolare n. 778/8/81 del 21 ottobre 1968 della Presidenza del Consiglio dei Ministri) come modificata D.P.R. 28/12/2000 n° 445;
- Art. 17 e 18 Convenzione dell' Aja del 5/10/1961;
- Circolare MIACEL 26/03/2001 n. 2 (registrazione e legalizzazione degli atti);
- Convenzione di Atene del 15 settembre 1977;
- D.P.R. 3/11/2000 n. 396 (Regolamento per la revisione e legalizzazione degli atti).
Validità dell'Apostille di legalizzazione
La Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961, normativa internazionale che ha istituito la "apostille" facilita la circolazione di documenti pubblici eseguiti in uno Stato parte della Convenzione e facilita la loro produzione in un altro Stato parte della Convenzione. La Convenzione dell'Aja con l'apostille evita quindi le lunghe e spesso costose formalità di un processo di piena legalizzazione di un certificato che erano in vigore in precedenza, variando oltretutto da Stato a Stato.
Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja
- A - Albania, Andorra, Antigua and Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaijan
- B - Bahamas, Barbados, Belarus, Belgium, Belize, Bosnia and Herzegovina, Botswana, Brunei Darussalam, Bulgaria
- C - China (Hong Kong), China (Macao), Colombia, Cook Islands, Croatia, Cyprus, Czech Republic
- D - Denmark, Dominica, Dominican Republic
- E - Ecuador, El Salvador, Estonia
- F - Fiji, Finland, France, FYR of Macedonia
- G - Georgia, Germany, Greece, Grenada
- H - Honduras, Hungary
- I - Iceland, India, Ireland, Israel, Italy
- J - Japan
- K - Kazakhstan, Korea (Republic of)
- L - Latvia, Lesotho, Liberia, Liechtenstein, Lithuania, Luxembourg
- M - Malawi, Malta, Marshall Islands, Mauritius, Mexico, Monaco, Mongolia, Montenegro
- N - Namibia, Netherlands, New Zealand, Niue, Norway
- P - Panama, Poland, Portugal
- R - Republic of Moldova, Romania, Russian Federation
- S - Saint Kitts and Nevis, Saint Lucia, Saint Vincent and the Grenadines, Samoa, San Marino, Sao Tome and Principe, Serbia, Seychelles, Slovakia, Slovenia, South Africa, Spain, Suriname, Swaziland, Sweden, Switzerland
- T - Tonga, Trinidad and Tobago, Turkey
- U - Ukraine, United Kingdom, USA
- V - Vanuatu, Venezuela
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