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Gestione Documentale

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Descrizione

Nella vostra azienda l'80% delle informazioni non risiedono all'interno di Database ovvero sono "destrutturate" e questo comporta l'impossibilità di organizzarle in modo completo e sicuro.

AR X ivar è uno strumento creato per archiviare, gestire, ritrovare, proteggere le informazioni aziendali provenienti da documenti, mail, fax, disegni, note e qualunque dato in formato elettronico ci possa essere sulla vostra rete aziendale.



AR X ivar come B usiness P rocess M anager



AR X ivar consente di controllare e governare i processi e i flussi aziendali. Traduce le linee aziendali in un modello, che attraverso un' interfaccia grafica intuitiva risulta facilmente gestibile da parte dell'utente: i processi diventano accessibili e monitorabili.



Disegnando i processi attraverso un workflow , si stabilisce cosa fare, chi coinvolgere e quando svolgere ogni passo di ciascun flusso. Si automatizzano tutti quei processi che, fino ad oggi, sono stati gestiti in modo manuale per l'assenza di strumenti di controllo e verifica, ottenendo maggior efficacia ed efficienza e riducendo i costi.



Come funziona?



AR X ivar è un sistema per la gestione di tutto ciò che può essere definito "informazione" in un'azienda con una o più sedi. In breve vi permette di archiviare, attivare la conservazione sostitutiva, organizzare e gestire qualunque tipo di informazione (file) dai documenti word, excel, disegni CAD, mail, fax, video, immagini



Gestire i processi aziendali



Una buona soluzione BPM consente all'azienda di essere proattiva , ad esempio, semplificando le attività che arrivano direttamente sulla " scrivania elettronica" di chi deve svolgerle; creando il processo direttamente durante l'esecuzione; calcolando il costo di questi processi con la rilevazione puntuale del tempo necessario a svolgerli e moltiplicandolo automaticamente per i vari costi orari.



Alcuni esempi di aree e/ o processi aziendali che possono beneficiare di un BPM :



- il ciclo attivo : dalla gestione dell'ordine di vendita fino al pagamento o alle contestazioni. Dalla gestione dei solleciti all'invio massivo di documenti cartacei fiscali e non, oppure all'invio massivo di fatture firmate digitalmente.



- il ciclo passivo : ciclo di approvazione dell'ordine di acquisto, verifica ordine- disposizione di
trasporto - fattura, solleciti pagamento fornitori, monitoraggio dell'avanzamento delle approvazioni.



- la direzione commerciale : gestione dell'iter della trattativa commerciale, gestione delle offerte, con relativa versione anche via web. Panoramica completa del cliente e di tutti i documenti collegati, cataloghi prodotti, ecc...



- l'ufficio tecnico : archiviazione dei disegni CAD anche in formato raster con gestione della versione, ricerca controllata dei disegni secondo le specifiche tecniche, creazione e gestione della produzione dei manuali tecnici...



- l'ufficio personale : creazione e gestione del fascicolo con i dati delle persone, gestione dei curricula, gestione delle note spese...



- la certificazione di qualità : gestione della documentazione secondo le norme ISO 9000: 2000, partendo dalla standardizzazione dei documenti e dalla gestione dei processi



La CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA dei documenti è finalmente possibile grazie ad una serie di normative che regolano la smaterializzazione dei documenti ed il processo per la loro trasformazione in digitale. In poche parole i vostri documenti aziendali, quelli che dovevano essere archiviati per 5/10 anni a seconda della tipologia, oggi possono essere digitalizzati e archiviati su supporto ottico e mantenere la stessa validità LEGALE del supporto cartaceo. I vantaggi evidenti sono quelli della velocità di ricerca, riduzione dell'ingombro e sicurezza.