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Descrizione
La gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni è uno strumento fondamentale all'interno del più generale processo di progettazione e sviluppo di sistemi informativi automatizzati e assume un ruolo strategico per sostenere una politica di miglioramento dei servizi, di trasparenza dell'azione amministrativa e di contenimento dei costi.
L’obiettivo è la maggiore efficienza e produttività delle amministrazioni e la trasparenza dell’azione amministrativa. Inoltre, l’attività di protocollazione certifica la provenienza e la data di acquisizione dei documenti, identificandoli in maniera univoca nell’ambito di una sequenza numerica collegata con l’indicazione cronologica.
Il protocollo informatico è un componente essenziale per rendere più efficiente la gestione della corrispondenza.
La nostra soluzione è orientata alla completa automazione dell'ufficio centrale corrispondenza e protocollo di una pubblica amministrazione o ente privato. L'applicazione inoltre, può essere utilizzata anche per dipartimenti centrali o periferici che gestiscono alti volumi di corrispondenza.
Tale gestione prevede il coordinamento dell'intero iter procedurale: acquisizione della corrispondenza (in entrata e in uscita), definizione automatica del protocollo, inoltro all'unità aziendale interessata per la relativa esecuzione, presa visione e definitiva archiviazione nell'archivio e gestione documentale.
La procedura include tutte le misure appropriate per prevenire accessi non autorizzati poiché, nella progettazione del sistema di sicurezza, si sono considerati tutti gli aspetti umani, tecnologici e organizzativi; si è tenuto conto delle leggi, dei criteri e dei modelli suggeriti dagli organi competenti, nel pieno rispetto delle leggi nazionali e le normative dei garanti, delle authority e degli organi di settore.
Conformi alle leggi vigenti e alle normative AIPA (Autorità per l’Informatica nella PA), modulari e scalabili, consentono la protocollazione e registrazione in modo sicuro ed efficace di alte quantità di informazioni in entrata ed in uscita, rendendo i flussi documentali fluidi e trasparenti. Qualsiasi documento (strutturato o no, dalla corrispondenza tradizionale all’email) assieme ai suoi allegati va a formare un fascicolo elettronico che può essere consultato e distribuito istantaneamente al centro, in periferia, ad altri enti, viaggiando sulle reti.
La piattaforma applicativa di base e l’architettura di gestione documentale sono già predisposte per legare fra loro in modo integrato la struttura organizzativa dell’ente, i documenti che generano i processi di lavoro e il loro iter. E’ quindi una solida base per passare dalla protocollazione informatica alle fasi successive e più evolute di gestione dei procedimenti e di automazione dei processi, di interscambio via Web di documenti informatici con altri enti e di trasparenza degli atti verso cittadini ed imprese, che concretizzano gli obiettivi strategici della riforma della Pubblica Amministrazione.
Specifici strumenti di sviluppo applicativo consentono la personalizzazione del prodotto e l’integrazione con i sistemi informativi già esistenti. La gestione del sistema è aperta e flessibile: si possono definire le applicazioni utilizzabili, gli utenti o gruppi di utenti autorizzati, i parametri che configurano ciascun registro di protocollo e i profili-utente da associare per garantire la sicurezza degli accessi. In ogni momento gli amministratori del protocollo sono in grado di inserire nuovi gruppi di utenti o anche un nuovo ente, con una o più aree organizzative omogenee e con sistemi di classificazione diversi.
Le applicazioni sono progettate in modo che i servizi di gestione documentale possano essere erogati anche da un unico sito centralizzato. In questo modo un ente può servire aree diverse della sua struttura, come ad esempio gli assessorati, o un fornitore esterno di servizi gestire più amministrazioni pubbliche, fornendo a ciascuna un
ambiente applicativo personalizzato e garantendo la riservatezza dei dati dei vari enti coinvolti.
La piattaforma applicativa di base e l’architettura di gestione documentale sono già predisposte per descrivere e gestire in modo integrato le relazioni fra la struttura organizzativa dell’ente, i documenti che generano i processi di lavoro e il loro iter. E’ quindi semplice e naturale la successiva integrazione delle funzionalità aggiuntive alla protocollazione (gestione automatizzata dei procedimenti, interscambio di documenti informatici con altri enti, trasparenza degli atti amministrativi verso cittadini ed imprese), senza le quali non è possibile raggiungere quel miglioramento dell’efficienza complessiva che è il vero obiettivo della riforma legislativa.
La gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni è uno strumento fondamentale all'interno del più generale processo di progettazione e sviluppo di sistemi informativi automatizzati e assume un ruolo strategico per sostenere una politica di miglioramento dei servizi, di trasparenza dell'azione amministrativa e di contenimento dei costi.
L’obiettivo è la maggiore efficienza e produttività delle amministrazioni e la trasparenza dell’azione amministrativa. Inoltre, l’attività di protocollazione certifica la provenienza e la data di acquisizione dei documenti, identificandoli in maniera univoca nell’ambito di una sequenza numerica collegata con l’indicazione cronologica.
Il protocollo informatico è un componente essenziale per rendere più efficiente la gestione della corrispondenza.
La nostra soluzione è orientata alla completa automazione dell'ufficio centrale corrispondenza e protocollo di una pubblica amministrazione o ente privato. L'applicazione inoltre, può essere utilizzata anche per dipartimenti centrali o periferici che gestiscono alti volumi di corrispondenza.
Tale gestione prevede il coordinamento dell'intero iter procedurale: acquisizione della corrispondenza (in entrata e in uscita), definizione automatica del protocollo, inoltro all'unità aziendale interessata per la relativa esecuzione, presa visione e definitiva archiviazione nell'archivio e gestione documentale.
La procedura include tutte le misure appropriate per prevenire accessi non autorizzati poiché, nella progettazione del sistema di sicurezza, si sono considerati tutti gli aspetti umani, tecnologici e organizzativi; si è tenuto conto delle leggi, dei criteri e dei modelli suggeriti dagli organi competenti, nel pieno rispetto delle leggi nazionali e le normative dei garanti, delle authority e degli organi di settore.
Conformi alle leggi vigenti e alle normative AIPA (Autorità per l’Informatica nella PA), modulari e scalabili, consentono la protocollazione e registrazione in modo sicuro ed efficace di alte quantità di informazioni in entrata ed in uscita, rendendo i flussi documentali fluidi e trasparenti. Qualsiasi documento (strutturato o no, dalla corrispondenza tradizionale all’email) assieme ai suoi allegati va a formare un fascicolo elettronico che può essere consultato e distribuito istantaneamente al centro, in periferia, ad altri enti, viaggiando sulle reti.
La piattaforma applicativa di base e l’architettura di gestione documentale sono già predisposte per legare fra loro in modo integrato la struttura organizzativa dell’ente, i documenti che generano i processi di lavoro e il loro iter. E’ quindi una solida base per passare dalla protocollazione informatica alle fasi successive e più evolute di gestione dei procedimenti e di automazione dei processi, di interscambio via Web di documenti informatici con altri enti e di trasparenza degli atti verso cittadini ed imprese, che concretizzano gli obiettivi strategici della riforma della Pubblica Amministrazione.
Specifici strumenti di sviluppo applicativo consentono la personalizzazione del prodotto e l’integrazione con i sistemi informativi già esistenti. La gestione del sistema è aperta e flessibile: si possono definire le applicazioni utilizzabili, gli utenti o gruppi di utenti autorizzati, i parametri che configurano ciascun registro di protocollo e i profili-utente da associare per garantire la sicurezza degli accessi. In ogni momento gli amministratori del protocollo sono in grado di inserire nuovi gruppi di utenti o anche un nuovo ente, con una o più aree organizzative omogenee e con sistemi di classificazione diversi.
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