PRISMA - Prisma Web

PRISMA consente di pianificare, consuntivare e contabilizzare l’utilizzo di qualunque struttura (sale, palestre,.…) da parte dei diversi utenti.

Per utilizzare il programma bisogna fornire:

· la struttura dei locali che si vuole utilizzare (sale, palestre, aule, …)

· le tariffe di utilizzo e gli eventuali accessori da utilizzare (riscaldamento, proiettore, ….)

· le anagrafiche degli utenti

La fase di pianificazione può essere svolta in due modi:

· Richiesta saltuaria: verificata la disponibilità del luogo e dell’orario sul calendario si introducono i dati opportuni e si ottiene la prenotazione per quella sala/utente

· Richieste per un periodo : possono essere generate tutte in un sol colpo, tramite una videata che permette tutte le possibili combinazioni (ad esempio: tutti i giorni di un periodo e/o il Lunedì e il Mercoledì, da una data,… fino al giorno …, e/o il primo Giovedì di ogni mese, …).

· In tutti i casi si ottiene:

- La verifica della disponibilità. Se nella stessa sala/giorno vi sono utilizzi già pianificati vengono editati gli orari in modo da evitare sovrapposizioni

- La contabilizzazione dell’importo da far pagare sulla base delle tariffe impostate e delle ore di utilizzo.

- La prenotazione e contabilizzazione degli eventuali accessori richiesti per quel locale (che possono essere richiesti con orari differenziati, ad esempio per il riscaldamento si può dire che de ve essere acceso un'ora prima)

Controllo e gestione prenotazioni in calendario

È possibile vedere, per una certa data, per un periodo, per una specifica sala, … quali sono le prenotazioni già fatte e quali sale e ore sono disponibili. Dal calendario si possono effettuare modifiche alle prenotazioni già effettuate o introdurre nuove richieste

Gestione economica e riepilogo debiti

Stabilito l’importo della tariffe (che possono essere differenziate per tipologie di utenti e applicate ad “ore” o a “corpo”) si calcola il costo totale degli utilizzi. Per comunicare l’importo di quanto deve essere pagato (per singola sala o per un periodo e per più sale) si può stampare immediatamente, all’atto della prenotazione o a consuntivo, la fattura o qualsiasi documento riepilogativo, utilizzando Word Stampa Unione. Se si contabilizzano anche i pagamenti effettuati può sapere in ogni momento qual è l’importo del debito/credito di ogni utilizzatore.

Riepiloghi – planning prenotazioni

Il programma permette di ottenere automaticamente svariati grafici riepilogativi per evidenziare le prenotazioni esistenti (per utente / data / sala / edificio, ….) e molteplici elenchi e report

PRISMA WEB

Il modulo consente di esporre la situazione dei locali pianificati dall’ente (palestre, sale, campi di calcio, ..) tramite internet in modo da rendere trasparente la gestione e mettere a disposizione dei cittadini i locali liberi.

L’utente se vuole chiedere l'utilizzo di un locale può compilare un modulo online che viene inviato direttamente ai responsabili che gestiscono l'archivio e che possono confermare o no la richiesta.

La richiesta dell'utente viene evidenziata nel calendario online in modo da evidenziare che c'è un arichiesta in corso; periodicamente si effettua l'allineamento automatico dei dati tra la banca dati su cui opera il gestore e il calendario online in modo da presentare una situazione aggiornata.

L'accettazione o il rifiuto di una richiesta provoca una comunicazione (personalizzabile di volta in volta) via email all'interessato

Se vuoi saperne di più scarica la brochure -->

Per ulteriori informazioni contatta il numero 348 5506 840