PROTOMAIL

Il sistema consiste in un gestionale che organizza la segreteria trasformandola in “digitale”,

Le mail, i documenti, le comunicazioni sono tutte protocollate e salvate su cloud certificato,

• Lettura mail ministeriale o d’Istituto da più postazioni con protocollazione delle stesse, in modo rapido ed uniforme
• Archiviazione in titolari stabiliti dalla Dirigenza
• Accesso a tutti gli utenti dell’Istituto, dal personale segretariale ai genitori degli alunni, a Protomail, rendendo loro la possibilità di visualizzare tutti i documenti che li interessano, in base alle loro
  operatività di accesso, al titolario del documento e al soggetto a cui si riferisce il documento
• Possibilità, da parte della segreteria, di scannerizzare i documenti e di archiviarli digitalmente su Protomail.
• Gestione dei documenti presenti nel server su regole di
  protocollazione, divisi in titolari.
• Impossibilità di cancellare i documenti presenti nel server con
  storico log di accessi che si sono verificati nel sistema informatico.
• Ricerca all’interno del sistema di documenti, anche da remoto.
• Assistenza remota e aggiornamento centralizzato.
• Gestione dei flussi
• Gestione dei responsabili procedimento con notifiche interne, no mail, e presa visione conclusione procedimento
• Collegamento a tutti i software SOGI con archiviazione
• automatica.

Tutti i software sono sviluppati in ITALIA

I codici sono proprietari, tecnologia PHP

I Server si trovano in ITALIA, software house che utilizziamo è ARUBA

Il servizio si aggancia ad una soluzione di archiviazione sostitutiva con firma remota massiva

Il Protocollo informatico è a norma del DPR 445/2000 e del DPCM 3/12/2013 (quindi genera anche le ricevute di cui all’art. 18 del DPCM 3/12/2013

SOGI utilizza l’innovativo servizio di conservazione sostitutiva di Aruba in grado di fornire un valido supporto per tutte quelle attività legate alla
conservazione nel tempo dei dati, all’archiviazione dei documenti, dei messaggi di Posta Elettronica
Certificata e dei relativi allegati.

Segreteria Digitale

Con la conservazione sostitutiva in outsourcing i tuoi documenti manterranno valore legale, grazie all’apposizione della Marca Temporale e della Firma Digitale, che permetteranno di assicurarne l’integrità e l’autenticità nonché la certezza della data di archiviazione, in conformità con la normativa in materia.

I principali vantaggi del servizio sono:

• Esternalizzazione completa del processo di conservazione sostitutiva
• Garanzia di conformità legale dell’intera piattaforma e dei dati
• Adeguamento alle modifiche normative
• Abbattimento verticale dei costi di stampa
• Monitoraggio costante sull’integrità dei documenti