Lul al via, gli ultimi dubbi sull'applicazione pratica
Argomento: Libro unico del lavoro numerazione sequenziale
Quesito
In relazione all’entrata in vigore del D.L. n. 112/2008, convertito con legge n.133/2008, che
istituisce il Libro Unico del Lavoro a far data dal 1° gennaio 2009, si pone per Studi di Consulenza
del Lavoro quale il nostro, l’interrogativo circa la sequenzialità nella numerazione dei cedolini paga
all’atto dell’elaborazione delle buste paga, tenendo conto che le stesse siano prodotte attraverso
l’utilizzo di due distinti software, con adozione di due cedolini diversi tra di loro.
Considerando, infatti, che l’elaborazione dei cedolini sia effettuata, a seconda dell’Azienda,
attraverso due diversi programmi di elaborazione paghe, si chiede se la numerazione degli stessi
debba seguire una sequenzialità applicata allo Studio di Consulenza del Lavoro, oppure si richiede
una numerazione che sia sequenziale per ogni programma di elaborazione paghe e che, quindi,
possa non considerare la numerazione seguita dall’altro e diverso programma utilizzato?
Risposta
La circolare n. 20/2008 del Ministero del lavoro ha precisato che non è possibile istituire sezione
distinte del libro unico del lavoro il quale dovrà essere costituito da un documento unitario.
L’unitarietà deve essere riferita alla vidimazione, numerazione, registrazione, tenuta e
conservazione.La Commissione dei principi interpretativi delle leggi in materia di lavoro della
Fondazione Studi al principio n. 15, dedicato al libro unico del lavoro, ha affermato:
“ In via generale, il principio di unicità che è alla base del nuovo libro tenuto in forma telematica,non presuppone necessariamente l’adozione di un’unica numerazione sequenziale che, invece,
caratterizzava la struttura dei libri obbligatori cartacei.
L’articolo 1 comma 1, del DM stabilisce, infatti, il solo “obbligo, in fase di stampa, di attribuire a
ciascun foglio una numerazione sequenziale, conservando eventuali fogli deteriorati o annullati”.
Come si comprende dal testo della norma, la preoccupazione del legislatore è quella di attribuire a
“ciascun foglio” una numerazione sequenziale per evitare “buchi” non giustificati che potrebbero
sottintendere comportamenti fraudolenti nella gestione del personale.
Al contrario, dal quadro normativo di riferimento non emerge alcun divieto affinché la
numerazione, in ogni caso sequenziale, possa essere adottata distintamente per ciascuna sezione di
cui si compone il libro unico (retributiva e presenze). Oppure, che la numerazione sequenziale
distinta possa essere adottata per gestire forme di organizzazione del personale (come, ad esempio,
gestione separata del personale impiegatizio da quello dirigenziale).
Peraltro, l’adozione di distinte numerazioni sequenziali per soddisfare le diverse esigenze
organizzative, oltre a non essere vietata dalla norma, non pregiudica la predetta finalità della
legge.
Resta fermo che una volta stampate le due sezioni, è necessario che esse siano conservate in modo
unificato presso la sede prescelta dal datore di lavoro. ”.Pertanto qualora per esigenze organizzative il libro unico del lavoro sia elaborato da due distinti
softaware la numerazione sequenziale dovrà essere riferita per ogni programma di elaborazione
paghe.
Argomento: Tenuta del libro unico del lavoro
Quesito
Con la presente si chiede se il ragionamento sotto riportato sia corretto.
Il consulente delegato all’elaborazione del LUL (elaborazione cedolini e presenze) con
autorizzazione alla numerazione unitaria rilasciata attraverso il sito INAIL, può:
1. conservare il libro unico dell'azienda presso il proprio studio
2. non conservare il libro unico dell'azienda perché l'azienda preferisce conservarlo presso la
propria sede Il consulente del lavoro addotta una numerazione sequenziale propria
(AUTORIZZAZIONE 8XXX dal numero uno in poi). Quindi ad esempio il consulente che ha
solo due aziende (la prima lo ha delegato alla conservazione, la seconda no):
LUL GENNAIO 2009
AZIENDA A autorizzazione 8XXX numerazione da 1 a 10
AZIENDA B autorizzazione 8XXX numerazione da 11 a 20
LUL FEBBRAIO
AZIENDA A autorizzazione 8XXX numerazione da 21 a 30
AZIENDA B autorizzazione 8XXX numerazione da 31 a 40
DATO QUANTO SOPRA l'azienda A ad esempio avrà un libro unico che presenterà un salto di
numerazione tra un mese e l'altro (GENNAIO da 1 a 10 , FEBBRAIO da 21 a 30).
Tuttavia Potrebbe essere aggiunta una sottonumerazione per ogni azienda che parta dal numero 1 e
che garantisca la sequenzialità della numerazione, come segue:
AZIENDA A
numerazione consulente autorizzato 8XX 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
sottonumerazione ditta A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Si fa presente che in data odierna una sede inail ha affermato che il consulente del lavoro che
elabora il libro unico con la propria autorizzazione, deve anche conservarlo
inviando comunicazione alla DPL. In caso contrario l'azienda dovrà farsi autorizzare alla
numerazione unitaria.
Risposta
Come affermato dallo stesso Ministero del lavoro l’affidamento al professionista del Libro unico e
l’elaborazione del libro unico del lavoro da professionista sono due momenti assolutamente distinti,
anche sul piano giuridico, oltreché operativo.
La ditta può decidere di avvalersi del professionista senza tuttavia delegarlo alla tenuta del libro
unico del lavoro che provvederà a tenere in sede dopo l’elaborazione e la stampa a cura del
professionista. ( vademecum risposta 10 sezione A).
Sempre nel vademecum al punto 6 (Modalità di tenuta e calendario delle presenze) si afferma:
“L’indicazione del mantenimento di ordine sequenziale è solo finalizzata a garantire l’unicità
documentale del libro unico tenuto a numerazione unica dal soggetto autorizzato, senza lasciare i
cd. “buchi di numerazione”. Pertanto l’esposizione delle presenze e dei cedolini è libera e può
altresì differenziarsi da ditta a ditta.
Esemplificando: definiti A B C i dati retributivi e A1 e B1 e C1 i dati presenze delle rispettive ditte,
l’esposizione sequenziale nel libro unico unitario potrà essere A, B, C, A1; B1; C1 oppure A, A1, B,
B1, C, C1 ma anche A, B, B1, C, C1, A1 – o in qualsiasi altro modo secondo le necessità operative.
Ciò anche elaborando ciascuna ditta in fasi separate: es. impiegati della ditta A e B, intera ditta C,
operai ditte A e B.”.
Pertanto il Consulente che elabori il libro unico del lavoro non è obbligato a anche alla tenuta dello
stesso.
Argomento: Rimborsi spese
Quesito
Chiedo quanto segue: una fondazione eroga con una certa periodicità dei rimborsi spese a soggetti
che "aiutano" nel tempo libero. Sino ad oggi ci si è comportati nel senso di redigere una sorta di
nota di rimborso giustificativa; da Gennaio 2009 è obbligatoria la registrazione nel Libro Unico
ovvero quando la norma parla di "rimborsi spese" si riferisce soltanto a quelli erogati a soggetti per
i quali si elabora un cedolino paga?
Risposta
Tra i dati retributivi richiesti la norma sul libro unico del lavoro prevede anche le somme a titolo di
rimborso spese. L’obbligo di registrazione si estenderebbe ad ogni tipologia di rimborso spese o
fringe benefit indipendentemente dal fatto che essi risultino imponibili sul piano fiscale e/o
contributivo (si veda a tal proposito il principio n. 15 della commissione dei principi interpretativi
delle leggi in materia di lavoro della Fondazione studi).
Occorre mettere in evidenza che devono essere iscritti nel libro unico del lavoro esclusivamente i
lavoratori subordinati, le collaborazioni coordinate continuative nella modalità a progetto che di
minima entità, le associazioni in partecipazione con apporto lavorativo esclusivo o misto (capitale e
lavoro).Ne consegue che i rimborsi spese, di qualsiasi natura, vanno riportati nel libro unico solo
quando sono riferiti a quei rapporti di lavoro per cui la norma prevede l’iscrizione nel libro unico
del lavoro.
Quesito: Rimborso spese
Quesito
Il "VADEMECUM" del Ministero del Lavoro sul Libro Unico del Lavoro, dedica abbastanza spazio
ai "rimborsi spese " da registrare sul libro stesso. Tuttavia, non riesco a dare ai miei clienti delle
risposte complete sull'argomento. Potete aiutarmi a capire?
Domande
1 - vanno indicate sul LUL solo le spese effettivamente da rimborsare al dipendente, oppure devono
essere evidenziate, con una voce figurativa, anche quelle per le quali il dipendente non ha anticipato
niente in quanto ha attinto da un fondo cassa?
2 - le spese fatte con carta di credito aziendale devono essere indicate? Se lo scopo della norma è di
evitare che una parte della retribuzione venga mascherata da "rimborso spese", direi che non è
necessario dal momento che è ben accertabile l'utilizzo della carta di credito;
3 - i miei clienti mi fanno notare che, per esempio, nel mese di gennaio 2009 hanno rimborsato ai
dipendenti spese sostenute nei mesi di nov.-dic. 2008 perché non hanno avuto prima il rendiconto.
E' un problema?
4 - il rimborso delle spese non documentabili, ma attestate dal dipendente, esenti fino a euro
15, 49/giorno (25, 82 per trasferte estero) è bene che sia indicato a parte?
5 - secondo Voi, cosa intende dire il Ministero quando nel punto B12 del Vademecum dice che
vanno indicate le spese rimborsate al dipendente anche forfetariamente?
Risposta
In via generale vanno registrati nel libro unico del lavoro i rimborsi spese, anche se esenti sul piano
fiscale e contributivo.
L’annotazione può prevedere l’indicazione dei soli importi complessivi specificati, con il sistema
del documento o riepilogativo piè di lista approntato a parte. L’annotazione di importi marginali o
non ricorrenti non potrà essere sanzionata se è esclusa qualsiasi incidenza di carattere contributivo e
fiscale (vademecum, Sezione B, risposta 11).
Anche i rimborsi spese di tipo forfettario vanno indicati sul libro unico del lavoro (vademecum
Sezione B, risposta 11).
Non vanno indicate sul libro unico le somme rimborsate al dipendente che costituiscono mera
anticipazione di spese che lo stesso ha sostenuto in nome e per conto dell’azienda datrice di lavoro,
relativamente a documenti di spesa intestati all’azienda medesima (vadmecum, Sezione B, risposta
12), mentre i rimborsi spese effettuati con utilizzo di carta di credito aziendale vanno indicati in
quanto non conta il mezzo di pagamento con cui i rimborsi vengono effettuati, bensì la qualità delle
spese rimborsate (vademecum Sezione B, risposta 13).
La dazione di fondi spese o fondi cassa anticipativi non andrà indicata sul libro unico, dove andrà
evidenziata soltanto la rendicontazione delle spese gestite attraverso tali fondi. Il datore di lavoro
terrà comunque a disposizione della vigilanza, su richiesta, un dettaglio analitico delle attività
aziendali al riguardo (vademecum Sezione B, risposta 13).
Il differimento, anche dei rimborsi spese, non può essere superiore ad un mese (vademecum sezione
A, risposta 16).
Argomento: Domande sul libro unico
Quesito
Argomento: Libro Unico; settore vigilanza privata lavoratori guardie giurate, esclusi legge 66/2003
(deroga orario lavoro - 112/2008) a prescindere dall'orario di lavoro svolto, possono essere omesse
le ore giornaliere lavorate (ord. e str.) nel calendario del mese esposto nella sezione del Libro
Unico; sostituite per esempio da una causale univoca di presenza es."p"; altresì vengono segnate
solo le assenze es. malattia, infortunio, ferie, ecc. Argomento: Libro Unico; per alcuni contratti
collettivi (es. Multiservizi, servizi integrati pulimento) gli straordinari vengono conteggiati solo
dopo il superamento dell'orario ordinario settimanale, non giornaliero, come possono venir esposti
nella sezione del Libro Unico nella parte relativa al calendario del mese.
Risposta
1. L’art 39, comma 2, del decreto legge n. 112/2008 precisa che per ciascun lavoratore subordinato
il libro unico del lavoro deve contenere un calendario delle presenze del lavoratore. Come affermato
dal ministero del lavoro nel vademecum (risposta 22, sezione B) e successivamente nel forum
lavoro 2009 i lavoratori che non sono assoggettati ai limiti orari di cui al Dlgs n. 66/2003 è possibile
omettere le ore e indicare la P di presenza. Pertanto per le guardie giurata è sufficiente indicare nella
sezione presenze la P.
2. Sempre l’art 39, comma 2, del decreto legge n. 112/2008 che per ciascun lavoratore subordinato
il libro unico del lavoro deve contenere un calendario presenze del lavoratore, da cui deve risultare
per ogni giornata il numero di ore di lavoro effettuata da ciascun lavoratore dipendente, le ore di
lavoro straordinario, le assenze del lavoro anche se non retribuite, le ferie e i riposi. Il lavoro
straordinario è il lavoro prestato oltre l’orario normale di lavoro (art. 1, comma 2 lettera c) del D.lgs
66/2003), ne consegue che è sufficiente indicare le ore straordinarie della settimana vengano
indicate nell'ultimo giorno della settimana.
Argomento: Libro unico del lavoro – rilevazione presenze
Quesito
Il D.L. n.112/08 ha istituito il Libro Unico del Lavoro con l’abolizione del libro matricola e del
libro paga e, come sembra, anche del libro presenza vidimato dall’INAIL.
Quale può essere lo strumento, allo stato, per il rilevamento delle presenze ove non esiste la
rilevazione elettronica delle stesse (badge o altro sistema)?
Risposta
Occorre distinguere la fase dell’elaborazione delle presenze dalla sezione presenze del libro unico
del lavoro.
L’elaborazione delle presenze è la fase in cui il datore di lavoro rileva materialmente la presenza del
lavoro. Per elaborazione separata delle presenze si intende la possibilità che le imprese rilevino in
sede le presenze dei lavoratori sia informa cartacea sia in forma elettronica.
La sezione presenze del libro unico del lavoro è una parte dello stesso dove è riportato il calendario
delle presenze.
Pertanto le presenze potranno essere anche con mezzi cartacei, ad esempio i vecchi registri
presenze, anche se non più vidimati quando il libro unico del lavoro andrà a pieno regime (1
gennaio 2009.)
Argomento: Libro unico del lavoro e rilevazione presenze
Quesito
Ricevo da alcuni iscritti all’Ordine dei quesiti sul libro unico che sintetizzo nella
seguente domanda.
Come si concilia il fatto che la circolare del Ministero del Lavoro n. 20/2008 prima prevede
che il libro unico possa essere costituito da due sezioni distinte (paga e presenze) per poi
stabilire che tali due documenti devono essere costituiti da un documento unitario quanto a
numerazione.
In pratica ritenete che sia ammesso che una azienda possa stampare con un sistema per la
rilevazione delle presenze elettronico i cartellini presenza mensili numerandoli
progressivamente e ricevendo dal proprio Consulente del Lavoro la sezione paga del libro
unico vidimata e numerata progressivamente dal professionista, ma che ovviamente non può
avere una numerazione progressiva rispetto alla sezione presenze.
Risposta
Occorre distinguere la fase dell’elaborazione delle presenze dalla sezione presenze del libro unico
del lavoro.
L’elaborazione delle presenze è la fase in cui il datore di lavoro rileva materialmente la presenza del
lavoro. Per elaborazione separata delle presenze si intende la possibilità che le imprese rilevino in
sede le presenze dei lavoratori sia informa cartacea sia in forma elettronica.
La sezione presenze del libro unico del lavoro è una parte dello stesso dove è riportato il calendario
delle presenze.
La circolare n. 20/2008 del Ministero del lavoro ha precisato che non è possibile istituire sezioni
distinte del libro unico del lavoro il quale dovrà essere costituito da un documento unitario.
L’unitarietà deve essere riferita alla vidimazione, numerazione, registrazione, tenuta e
conservazione.
Dato che nella normativa vigente non esiste nessun obbligo affinché la sezione presenze e le
retribuzioni debbano risiedere all’interno dello stesso foglio del libro unico le due sezioni possono
essere stampate anche su due fogli distinti, mantenendo, però, la stessa numerazione.
Argomento: Autorizzazione alla stampa laser libro unico
Quesito
Vi rivolgo questa domanda dopo aver letto tutte le risposte del Vademecum del Min. Lavoro e
quelle del Forum Lavoro del 14 u.s. e non avendo trovato la risposta.
Argomento:
Un’azienda con un’unica Sede è già stata autorizzata, prima dell’entrata in vigore del LUL alla
stampa laser in proprio, quindi con proprio numero di autorizzazione e con propria numerazione.
L’elaborazione e l’amministrazione del personale è da sempre affidata al nostro Studio di
Consulenza.
Dal 1.1.2009 decide di continuare ad affidare l’elaborazione del LUL al nostro Studio e da tale data
dichiara di volergli affidare altresì la tenuta e conservazione.
La domanda è la seguente:
Potrà il Consulente del Lavoro che ha una propria autorizzazione alla stampa laser, stampare il LUL
dell’azienda in questione usando l’autorizzazione alla stampa laser rilasciata all’azienda e seguendo
solo per tale azienda una numerazione sequenziale propria dell’azienda stessa, disgiunta da quella
dello Studio?
Risposta
Come precisato nel Vademecum del Ministero del lavoro (sezione A punto ) 10 l’elaborazione e
l’affidamento del libro unico del lavoro sono due momenti assolutamente distinti, anche sul piano
giuridico, oltreché operativo.
Pertanto il professionista può senz’altro procedere alla sola elaborazione del libro unico, anche
utilizzando l’autorizzazione dell’azienda. In questo caso si dovranno mantenere due distinte
numerazioni che seguono le due diverse autorizzazioni.
Argomento: Tenuta del libro unico del lavoro
Quesito
Vorrei la conferma della correttezza della seguente affermazione:
Se un consulente ha due studi (tanto più se in province diverse e con software diversi) ai sensi del
punto 13 parte A del vademecum del Ministero e delle ulteriori indicazioni Min Lav 07/01/09 n. 102
soluzione numero 9, oltre che delle istruzioni operative inail n. 137 del 07/01/2009, può ottenere
distinte autorizzazioni seppur 'organicamente collegate'.
Risposta
Ciò che si afferma è corretto con la precisazione che la possibilità di due distinte autorizzazioni è
ammessa quando le sedi sono gestite autonomamente l’una dall’altra, ovvero si gestiscono
particolari categorie di lavoratori che richiedono modalità di tenuta diversificate.
Ulteriore condizione: è necessario che tute le autorizzazioni siano organicamente collegate, di modo
che la perdita dei requisiti, la revoca o la sospensione dell’autorizzazione incida
contemporaneamente su tutte le altre.
Quesito: Conservazione della documentazione
Quesito
Un ns. iscritto ci pone il seguente quesito: nel caso di studio associato (tra professionisti iscritti
all’Albo) la delega del cliente deve essere intestata allo studio associato stesso o al professionista
(persona fisica) che ha l’autorizzazione INAIL alla tenuta del libro unico?
Risposta
Quantunque svolta la professione attraverso lo studio associato, l’attività professionale rimane
strettamente individuale poiché ciascun professionista continua a godere di piena autonomia
nell’espletamento dell’incarico, anche se si rende necessario raggiungere forme di intesa con altri
professionisti.
Pertanto la delega scritta va fatta al singolo professionista che ha ottenuto l’incarico.
Argomento: Conservazione della documentazione
Quesito
La comunicazione da inviare alla Dpl da parte delle aziende che delegano la tenuta del LUL al
consulente, implica che oltre alla tenuta e conservazione del Lul per 5 anni, il consulente è
automaticamente tenuto a conservare anche tutta la documentazione aziendale? (copie assunzioni,
dm10, ecc.)?
Risposta
Il consulente che a norma dell’art 5 della L. 12/1979 conservi il libro unico del lavoro, non è
obbligato alla conservazione anche di tutta la documentazione aziendale, che potrà essere tenuta
presso la sede dell’azienda.
Qualora il consulente intenda conservare anche la documentazione aziendale la stessa dovrà essere
conservata almeno per 5 anni.
Argomento: Soggetti legittimati alla tenuta del libro unico del lavoro.
Quesito
Avrei dei quesiti da esporre riguardanti il libro unico del lavoro:
ci sono 5 società con sede legale in diverse parti del territorio Nazionale e che fanno capo ad
un’unica società capo gruppo con sede legale in Napoli.
Premetto che queste società fanno capo ad un consorzio per la tenuta dei libri ed elaborazione dati
(cedolini ecc.). Inoltre, tutte le società, compreso il consorzio, fanno parte di un’unica società
capogruppo!
I miei quesiti sono:
Un consorzio può fare richiesta per ottenere l’autorizzazione all’elaborazione e detenzionedel libro unico?
Quali sono gli ENTI ai quali fare comunicazione?
Le società sono obbligate anch’esse a fare comunicazione agli ENTI (quali?) per ladetenzione del libro unico presso il consorzio?
In caso di numerazione di autorizzazione (INAIL per il libro unico, così come si fa per icedolini) ex-novo per ogni società da parte del consorzio, bisogna fare richiesta e specificare
il presunto numero di autorizzazione per ogni azienda?
Risposta
Ai sensi dell’art 31, comma 2 del D.lgs 276/2003 i consorzi, ivi compresi quelli costituiti in forma
di società cooperativa di cui all'articolo 27 del decreto legislativo del Capo provvisorio dello Stato
14 dicembre 1947, n. 1577, possono svolgere gli adempimenti di cui all'articolo 1 della legge 11
gennaio 1979, n. 12, per conto dei soggetti consorziati o delegarne l'esecuzione a una società
consorziata.
Pertanto nel caso in esame il consorzio potrà tenere il libro unico del lavoro. La stampa del libro
unico avverrà con la numerazione del consorzio e di conseguenza dovrà richiedere l’autorizzazione
alla stampa laser e tenerlo presso la propria sede legale. (si veda anche il Principio n. 15 della
Commissione dei principi interpretativi delle norme di diritto del lavoro della Fondazione studi).
Glia adempimenti sono quelli previsti per tutti i soggetti autorizzati dalla legge n. 12/1979, ovvero a
norma dell’articolo 2 del DM 9.7 2008: ottenere delega scritta da ogni società consorziata, dare
comunicazione, in via telematica, all’INAIL, entro 30 giorni dall’inizio dell’assistenza a favore
delle società consorziate. Le società consorziate dovranno comunicare alla Direzione provinciale
del lavoro, competenti territorialmente, che hanno scelto di affidare al consorzio la tenuta del libro
unico del lavoro.
Argomento: Comunicazione alla DPL
Quesito
La presente per chiedere se è necessario predisporre delega per la sola elaborazione del libro unico
ed inviarla alla Direzione provinciale del lavoro o se è necessaria solo per la tenuta da parte del
consulente dei documenti obbligatori dei datori di lavoro qualora intendano avvalersi di tale facoltà.
Risposta
La comunicazione alla DPL va fatta qualora a norma dell’art 5 della L. 12/79 al Consulente del
lavoro venga affidata la conservazione del libro unico del lavoro, la stessa non va presentata qualora
il professionista esegua la sola elaborazione.
Il Ministero del Lavoro con nota prot. 102 del 7/01/2009 informa che la comunicazione alla DPL e
all’INAIL, avverrà con una procedura unificata attivata sul portale INAIL, resta beninteso che i due
obblighi rimango distinti.
Argomento: Periodo transitorio
Quesito
In merito alla recente manovra estiva, ed alle abrogazioni e semplificazioni da essa operate,
vorremmo sapere il Vs. parere riguardo agli adempimenti che rimangono ancora in vigore per chi
utilizza la vidimazione in fase di stampa laser dei fogli paga, in particolare per quanto concerne gli
obblighi di riepilogo mensile e annuale dei fogli paga utilizzati per ciascuna azienda.
Risposta
Tra l’18.08.2008 e il 31.12.2008 (periodo transitorio) i datori che non adottano il libro unico
possono continuare a tenere il solo e tradizionale libro paga costituito dal cedolino più il registro
delle presenze nelle modalità legittimate dalla normativa.
In questo periodo il ministero del lavoro con la circolare n. 20/2008 ha chiarito che le modalità di
tenuta, compilazione ed esibizione sono quelle dettate dall’art 39 del Dl n. 112/08 e del DM
9.7.2008. Questo significa che i tradizionali libri paga ed anche presenze potranno essere compilati
entro il 16 del mese successivo a quello di riferimento ed esibiti nei termini indicati per il libro
unico del lavoro.
Per quanto riguarda l’obbligo di riepilogo mensile lo stesso dovrà essere stampato fino al termine
del periodo transitorio, mentre per quanto riguarda il riepilogo annuale dei fogli paga utilizzati per
ciascuna azienda durante il 2008 tale adempimento non è più previsto in quanto chi adotta nel
periodo transitorio il libro paga e il registro delle presenze, come ha chiarito il Ministero del lavoro
con la circolare n. 20/2008, deve osservare le modalità di tenuta, compilazione ed esibizione
prevista dall’art 39, Dl n. 112/2008 e del DM 9.7.2008.
Argomento: Obbligo di istituzione del libro unico del lavoro
Quesito
Vi riproponiamo un quesito in merito alla tenuta del LUL già inviato il 07/11/2008.
Alla risposta NT 194 della Fondazione Studi si legge: le IPAB non sono escluse all’adozione del
LUL. Noi siamo una società Ex Ipab, ora diventata Azienda Pubblica di Servizi alla Persona (ASP)
con personalità giuridica di diritto pubblico. Come tale, azienda pubblica, non dovremmo essere
tenuti al LUL. Se così fosse vi chiediamo che tipo di gestione dobbiamo adottare per il personale
assunto a tempo determinato, le eventuali collaborazioni e gli amministratori pagati mensilmente.
RingraziandoVi anticipatamente, porgiamo distinti saluti.
Risposta
Il comma 1 dell’art 39 del Dl n. 112/2008 prevede che il libro unico del lavoro debba essere istituito
e tenuto da ogni datore di lavoro privato, con la sola esclusione de datore di lavoro domestico.
Sono invece esclusi i datori di lavoro appartenenti alla Pubblica Amministrazione la cui definizione
è contenuta nell’articolo 1, comma 2, del Dlgs n. 165/2001. Il comma 2 dell’art 1 del Dlgs n.
165/2001 afferma:
“ Per amministrazioni pubbliche si intendono tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gliistituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello
Stato ad ordinamento autonomo, le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità montane e loro
consorzi e associazioni, le istituzioni universitarie, gli Istituti autonomi case popolari, le Camere di
commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non
economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio
sanitario nazionale. ”Ne consegue che il soggetto indicato nella domanda deve istituire il libro unico del lavoro.
Argomento: Quesiti sul libro unico
Quesito
A questo Consiglio Provinciale alcuni colleghi hanno rivolto i seguenti quesiti in merito
alla gestione e stampa del Libro Unico del lavoro:
- Studio di consulenza che esercita la propria attività con due procedure software può:
o avere due autorizzazioni distinte da parte della competente sede INAIL per la stampadel LUL; o oppure nell’ambito della stessa autorizzazione INAIL può chiedere di essere
autorizzato ad effettuare una doppia e distinta numerazione del LUL;
- Studio di consulenza che opera con una sede ed un unità locale può avere:
o due distinte autorizzazioni alla stampa del LUL; o oppure nell’ambito della stessa autorizzazionepuò chiedere di essere autorizzato ad effettuare una doppia e distinta numerazione del LUL;
- La sede Inail di Cuneo sostiene che per le aziende agricole alla data odierna non è possibileaccedere alla stampa del LUL con la numerazione unica da parte dello studio. Per ogni azienda si
dovrà procedere alla vidimazione presso la sede Inail del LUL prima della stampa, Riteniamo
invece che effettuata la procedura prevista al punto 2) della nota INAIL del 09 Dicembre 2008 –
Prot. n. 9159 ed ottenuto il codice cliente si possa portare gli stessi tra i clienti in delega ed
usufruire dell’autorizzazione in possesso per la stampa del LUL. Ringraziando per la cortese
attenzione ed in attesa di un sollecito riscontro si porgono
Risposta
E’ ammesso richiedere più autorizzazioni unitarie nel solo caso in cui il soggetto autorizzato
gestisca più sedi distinte in modo autonomo l’una dall’altra, ovvero particolari categoria di
lavoratori che richiedano modalità di tenuta diversificate (vademecum, sezione A, risposta 13).
Durante lo svolgimento del Forum lavoro 2009 è stata posta la seguente domanda:
Si ipotizzi il caso di un professionista (o di una singola azienda) che utilizza due programmi
separati, uno per l'elaborazione delle buste paga e l'altro per la registrazione delle presenze dei
dipendenti; i programmi rispettano una loro sequenzialità numerica ma distinta l'una dall'altra. Si
chiede se l'applicazione di questa procedura è conforme alla normativa vigente, considerando che
dalla risposta n. 14 della sezione A, del vademecum, sembra che tale possibilità sia esclusivamente
riservata alla ipotesi di gestione da parte di diversi soggetti cioè, in altri termini, sembra limitata al
caso in cui. un datore di lavoro affida le paghe a un professionista e gestisce autonomamente le
presenze.
A cui il Ministero del lavoro ha risposto
“ L’utilizzo di diversi programmi in capo ad uno stesso soggetto non può giustificare deroghe alprincipio della numerazione unica e sequenziale. Le uniche deroghe ammesse sono quelle già
individuate dal vademecum e legate alle tipologie di rapporti di lavoro o all’ubicazione delle unità
produttive aziendali. Tuttavia, nei casi in cui i programmi non possano dialogare in modo da
rispettare comunque la sequenzialità in fase di stampa del Libro Unico, in ottica di semplificazione
nulla osta a che il soggetto autorizzato strutturi il Libro Unico elaborato con due software distinti
con una specifica “sub codifica” utilizzando, ad esempio, i subcodici A e B (es. n. 1/A e n. 1/B),
fermo restando l’obbligo di evidenziazione e di annotazione degli estremi dell’unico provvedimento
di autorizzazione alla numerazione unitaria. ”Pertanto nel caso dell’utilizzo di due diversi software non si possono richiedere due distinte
numerazioni ne derogare alla numerazione unitaria, ma come affermato nel Forum si potrà
utilizzare soltanto una sub codifica, mentre qualora il professionista operi su più sedi potrà ottenere
più autorizzazioni solo qualora le due sedi siano gestite in maniera autonoma.
Per quanto riguarda le aziende agricole ciò che afferma la sede Inail non è corretto dal punto di vista
procedurale. Infatti, occorre far riferimento alle istruzioni operative 9 dicembre 2008, prot n. 9159
una volta ottenuto il codice cliente si trasferiranno gli stessi tra i clienti in delega ed usufruire
dell’autorizzazione in possesso per la stampa del LUL.
Argomento: Rilevazione separata delle presenze
Quesito
Spett.le Fondazione Studi,
Qui a Bologna, nonostante tutti abbiano letto circolari e vademecum, ci sono comportamenti e
interpretazioni difformi per quanto riguarda il Libro Unico nel caso di aziende che fino ad oggi
hanno rilevato le presenze attraverso il badge e poi stampate le stesse su fogli precedentemente
numerati e vidimati dall'INAIL.
Il Dott. Bonati, durante un incontro di aggiornamento di giovedì scorso ha detto che nulla è
cambiato, nel caso specifico, con l'introduzione del LUL. Ovvero l'azienda, che affida la gestione
delle buste paga al consulente, può continuare a stampare le presenze sui fogli precedentemente
numerati e vidimati dall'INAIL con numerazione propria sequenziale.
Avrei bisogno di conferma in quanto l'intervento delle case di software per alcuni aggiustamenti di
programma, nel caso non si potesse continuare come fino ad ora fatto, ha un costo sia per le aziende
che per il nostro Studio che si vedrebbe a dover acquisire queste presenze per inserirle nella
numerazione unica dello Studio stesso.
Quindi la domanda è:
- Nel caso di presenze rilevate attraverso l'uso del badge fino ad ora stampate su fogli
precedentemente numerati e vidimati dall'INAIL è giusto affermare che l'Azienda potrà continuare
con tale sistema? Quindi, Il consulente continuerà ad elaborare separatamente i prospetti paga con
la propria numerazione e l'Azienda stamperà su fogli bianchi precedentemente numerati e vidimati
dall'INAIL seguendo una propria numerazione. Il LUL sarà assicurato comunque da distinte
numerazioni sequenziali senza "buchi" e presso l'Azienda saranno a disposizione degli organi di
vigilanza presenze e prospetti paga.
La risposta per lo Studio è della massima urgenza onde bloccare gli interventi dei softwaristi.
Il dubbio si è posto anche perché le INAIL VANNO DICENDO CHE DALL'1.1.2009 NON
VIDIMERANNO PIU' FOGLI IN BIANCO NUMERATI.
Risposta
Il Ministero del lavoro nel Vademecum sul libro unico del lavoro, pubblicato al seguente indirizzo:
//www.lavoro.gov.it/Lavoro/News/20081205_VademecumLIbroUnico.htm , ha affermato:“ In un’ottica di completa semplificazione degli adempimenti, è possibile una tenuta da parte di
soggetti diversi della elaborazione dei dati retributivi e di quelli relativi al calendario delle presenze.
La “unicità” del libro unico in questo caso è assicurata dalla gestione integrata dei dati, vale a dire
dalla piena corrispondenza fra le presenze registrate e i dati retributivi elaboratori separatamente.
A tal fine le condizioni da rispettare sono le seguenti:
a) ciascuno dei de due o più soggetti sia autorizzato separatamente alla tenuta;
b) il supporto di fornitura al’autorità di vigilanza per tutti i soggetti o magnetico, indipendentemente
dalle modalità organizzative e dal software utilizzati da ciascuno;
c) il datore di lavoro provveda a comunicare a tutte le Direzioni provinciali del lavoro interessate,
nei cui ambiti territoriali ha sede l’azienda, la tenuta separata del libro unico, con indicazione dei
vari soggetti e de i contenuti di ciascuna sezione;
d) siano rispettati da ciascun soggetto le modalità e i contenuti della tenuta del libro unico.
In ogni caso gli elenchi riepilogativi di cui all’art 4 DM 9 luglio 2008 potranno essere comunque
prodotti da ciascun tenutario singolo. Si ritiene, inoltre, possibile inserire le presenze di più
dipendenti in uno stesso foglio del libro unico. Resta inteso che la tenuta distinta di presenze e
retribuzioni non determina, in caso di retribuzione cd. “differita”, il differimento della data di
registrazione del calendario presenze, dissolvendosi l’unicità fisica che può rendere opportuno, per
quanto detto subito sotto, il differimento in questione.
Pertanto il calendario presenze potrà essere tenuto separatamente rispetto alla parte retributiva
purché ciascuno dei soggetti tenutari (datore di lavoro e consulente del lavoro) abbia una propria
autorizzazione alla tenuta del libro unico.
Inoltre il datore di lavoro dovrà provvedere a comunicare alle direzioni provinciali interessate la
modalità di tenuta separata.
Argomento: Distaccato lavoratore straniero in Italia
Quesito
Casistica di un distaccato estero in azienda italiana.
Un’azienda estera distacca un dipendente in un’azienda italiana.
Il dipendente non ha un codice fiscale italiano.
Come deve essere indicato nel libro unico?
Risposta
La circolare n. 20/2008 ha precisato che per i lavoratori distaccati sussiste l’obbligo anche per
l’azienda in cui il lavoratore è distaccato iscrivere il lavoratore nel proprio libro unico del lavoro
annotando il nome, cognome, codice fiscale, qualifica, livello di inquadramento contrattuale e
azienda distaccante.
Successivamente il Ministero del lavoro nel suo vademecum (sezione B, risposta 5) ha affermato:
I somministrati e i distaccati devono essere registrati sul libro unico all’inizio e alla fine
dell’impiego presso l’utilizzatore o il distaccatario, ferma restando la possibilità di procedere alla
registrazione degli stessi anche in tutti i mesi di impiego.
Per tutta la durata alla registrazione della somministrazione o del distacco vanno comunque inseriti
negli elenchi riepilogativi del personale in forza di cui all’art 4 del DM 9 luglio 2008, e pertanto
contano ai fini numerici per la realizzazione di quell’adempimento specifico.
In ogni caso, l’omessa registrazione non sarà oggetto di sanzione ai sensi dell’art. 39, comma 7, del
decreto – legge n. 112/2008, non incidendo le omesse registrazioni sui profili retributivi,
contributivi o fiscali; tuttavia, l’ispettore del lavoro potrà ordinarne l’annotazione prevista dalla
circolare n. 20/2008 mediante il legittimo esercizio del potere di disposizione (art. 14 del n.
124/2004). D’altra parte, si ritiene che specifici protocolli d’intesa sulle relative annotazioni
potranno essere conclusi dalle Direzione provinciali de lavoro con gli ordini professionali e le
Associazioni di categoria.
Pertanto da quanto scritto l’azienda italiana dovrà iscrivere nel libro unico del lavoro il lavoratore
straniero distaccato all’inizio e alla fine dell’impiego, ferma restando la possibilità di procedere alla
registrazione degli stessi anche in tutti i mesi di impiego
Argomento: Consorzi di società cooperative
Quesito
Ho il seguente quesito da porre relativo alla numerazione unica per la vidimazione del LUL.
L’art. 31 c. 2 del D.Lgs. 276/2003 prevede che “i consorzi di società cooperative, costituiti ai sensi
dell’articolo 27 del decreto legislativo del Capo provvisorio dello Stato 14 dicembre 1947, n. 1577,
possono svolgere gli adempimenti di cui all’articolo 1 della legge 11 gennaio 1979, n.12, per conto
delle società consorziate o delegarne l’esecuzione a una società consorziata…………”.
Alla luce delle recenti novità normative in materia di Libro Unico, della nota INAIL del 10
settembre 2008 (nel punto in cui si accenna ai gruppi di impresa) ecc., chiedo se per i Consorzi di
Cooperative continua a essere prevista la possibilità di cui al D.Lgs 276/2003 sopra riportato.
Risposta
Tra i soggetti legittimati alla tenuta del libro unico del lavoro vi sono anche i consorzi di società
cooperative.
Ai sensi dell’articolo 31, comma 2 del D.lgs n. 276/2008 i consorzi di società cooperative, costituiti
Piazza della Repubblica 29, 70024 Gravina in Puglia (Bari)
Telefono: +39 0803257811 - 0808413605 Fax: +39 0808413605
Partita IVA: 09875531007
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