La segretaria virtuale corrisponde alla figura professionale che, a livello internazionale, viene chiamata Virtual assistant . Tale figura è molto diffusa nei Paesi anglosassoni, in particolare in USA , Regno Unito , Australia e Canada . È inoltre particolarmente presente in India , dove il servizio viene offerto a clienti anglofoni, sfruttando il basso costo del lavoro che caratterizza questo Paese.

La segretaria virtuale si sta affermando anche in Italia , come dimostra il crescente numero di operatori che offrono il corrispondente servizio. La minor diffusione nel nostro Paese di servizi del genere, rispetto alle nazioni di lingua inglese, si spiega con una minor propensione ad affidarsi alle comunicazioni mediate dai mezzi informatici.

La segretaria virtuale è una persona che a volte lavora da casa propria - attrezzata con computer , telefono, linea veloce a Internet ed eventualmente uno scanner – a volte svolge la sua attività all’interno di agenzie specializzate. L'aggettivo virtuale indica il fatto che la segretaria in questione opera “a distanza”, interagendo con i propri clienti tramite web e telefono.

Una caratteristica di questo tipo di attività, che lo differenzia da quello della segretaria tradizionale, sta nell’utilizzo condiviso da più persone: ogni cliente si avvale dei servizi della segretaria virtuale in base alle proprie esigenze e paga “a consumo” solo le prestazioni effettivamente svolte. Per tale motivo, la segretaria virtuale può considerarsi parte dei cosiddetti "shared services" e rientra certamente nelle attività che vengono svolte in outsourcing .

Il servizio di segretaria virtuale spesso è collegato a un business center , in modo che sia possibile offrire in affitto alle aziende sia il servizio di segreteria che gli spazi ufficio.